GED, dématérialisation

Etes vous concernés par une problématique suivante ?

  • Vous manipulez beaucoup de documents (papiers ou électroniques)
  • Vous recevez beaucoup de courrier papier ou de mails. Vous avez souvent besoin de copier un courrier qui concerne plusieurs destinataires.
  • Dans vos process métiers, plusieurs personnes sont amenées à travailler sur les mêmes documents (exemple: saisie, validation et règlement des factures fournisseurs)
  • Vous aimeriez gérer les droits d’accès pour garantir la confidentialité de certains documents
  • Vous émettez beaucoup de factures et vous aimeriez pouvoir les consulter facilement lors de votre suivi.
  • Vous archivez les documents anciens mais vous avez besoin parfois de vous y référer.
  • Vous avez besoin que vos documents soient bien classés et facilement accessibles.

 

Si oui alors une réflexion sur une démarche GED serait pertinente.

 La GED (Gestion Electronique de Documents) regroupe l’ensemble des outils et des techniques pour dématérialiser, stocker, classer, rechercher, partager et archiver:

Dématérialiser

  • Numérisation de documents papier à l’aide de scanners
  • Possibilité de mettre en place un système de reconnaissance automatique de documents (reconnaissance du format du document, lecture automatique de référence client …)

Stocker les documents électroniques

  • Ensemble des documents électroniques (emails, documents office, pdf, photos, plans, …)
  • Flux d’échanges de documents électroniques (EDI)

Classer et rechercher

  • Tous les documents sont classés selon l’organisation interne de la société.
  • Les documents sont indexés sur les titres mais aussi sur le contenu des documents. Il est donc possible de retrouver facilement l’ensemble des documents dans lesquels certains mots sont présents.

Gérer et partager

  • Les documents présents dans la GED sont accessibles et modifiables en fonction de droits définis au préalable

Archiver

  • Les documents qui ne sont plus actifs sont archivés mais restent accessibles au besoin.

CRM Consulting vous propose de vous accompagner sur l’ensemble de votre réflexion GED.

 

Email